- Novità in materia di tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, trasporto e rappresentanza
Le disposizioni introdotte dalla legge di Bilancio 2025, n. 207 del 30 dicembre 2024, in vigore dal 1° gennaio 2025, determinano rilevanti modifiche ai criteri di deducibilità di specifiche categorie di spese sostenute da imprese e lavoratori autonomi; specularmente, nuove limitazioni gravano anche in capo ai lavoratori dipendenti.
Viene infatti introdotto l’obbligo di tracciabilità per le spese di vitto, alloggio, trasporti non di linea e spese di rappresentanza, pena la mancata deducibilità per imprese e la mancata non imponibilità in capo al lavoratore subordinato che – con riferimento alle medesime spese, sostenute in ragione di una trasferta – ne richiede il rimborso al datore di lavoro.
Per completezza, il tutto deve essere letto in maniera organica con le nuove regole di determinazione dei redditi di lavoro, così come riformulate ad opera del D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192.
- Ambito di applicazione e decorrenza
La legge di Bilancio 2025, art. 1, commi da 81 a 83, interviene sul Testo unico delle imposte sui redditi (D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917, di seguito TUIR) e, per quanto di competenza, sul D.Lgs. 15 dicembre 1997, n. 446 (IRAP).
Le novità operano dal 1 gennaio 2025, stabilendo che i costi per:
- prestazioni alberghiere
- somministrazione di alimenti e bevande
- trasporti, con esclusione dei servizi pubblici di linea
- spese di rappresentanza
siano deducibili (nei limiti già previsti dalle rispettive discipline del TUIR) solo se il relativo pagamento avviene con modalità tracciabili, ossia mediante gli strumenti previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997 (carte di credito, di debito, bonifici bancari e postali, assegni bancari o circolari, altre soluzioni di pagamento elettronico).
Osserva – Gli obblighi documentali risultano pertanto incrementati, poiché sarà necessario integrare i tradizionali controlli contabili con la verifica delle ricevute bancarie/postali o di altre idonee attestazioni di pagamento, posto che l’uso del contante rende indeducibile la spesa, anche laddove, prima della modifica normativa, si fosse applicata una deducibilità integrale o parziale.
- Interventi sul reddito di impresa (art. 95 del TUIR)
La lettera c) dell’art. 1, comma 81, della legge di Bilancio 2025 introduce il comma 3-bis all’art. 95 del TUIR, estendendo l’obbligo di pagamenti tracciabili per la deducibilità delle spese di vitto, alloggio e trasporto con servizi non di linea, anche quando riferibili a trasferte di dipendenti e a compensi corrisposti a lavoratori autonomi.
Osserva – In tal modo, a partire dal 2025, anche per i soggetti che determinano il reddito di impresa, è imposto l’uso di strumenti di pagamento diversi dal contante come condizione necessaria per dedurre tali costi.
- Interventi sul reddito di lavoro dipendente (art. 51 del TUIR)
La manovra impone l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili anche ai lavoratori dipendenti. Con l’art. 1, comma 81, lettera a), della legge di Bilancio 2025, viene integrato l’art. 51, comma 5, del TUIR, stabilendo che i rimborsi spese per vitto, alloggio e trasporto, con riferimento agli autoservizi pubblici non di linea, ovvero Taxi Uber ecc., non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente solo se le spese sono state sostenute con strumenti tracciabili.
Solo a titolo esemplificativo si ricorda che, oltre a quanto sopra previsto, le spese sono:
1) Spese di trasferta entro il territorio comunale
L’articolo 51 del TUIR afferma che sia le indennità che i rimborsi spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Ciò comporta la tassazione in capo al lavoratore.
Fanno eccezione e quindi non sono tassabili le spese di trasporto documentate e tracciabili per: ricevute di taxi, servizio di car sharing (Ris. 83/2016 AdE), Uber, e senza necessità di tracciabilità ad esempio biglietti di autobus, metropolitane e treni, indipendentemente dall’ampiezza del territorio del Comune stesso.
I rimborsi per utilizzo dell’auto propria del dipendente sono integralmente tassabili il capo al lavoratore e costituiscono spese per prestazioni di lavoro deducibili dal reddito di impresa senza limiti di importo per il datore di lavoro. Il calcolo va effettuato utilizzando le tabelle Aci sulle indennità chilometriche.
2) Spese di trasferta fuori Comune
Le trasferte al di fuori del territorio comunale sono invece escluse dall’imponibile fiscale del dipendente/collaboratore, ma la detassazione vale solo entro i limiti giornalieri di :
- In caso di rimborso analitico (rimborso a piè di lista delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) non ci sono limiti di detassazione purché tutte le spese siano comprovate da idonea documentazione e tracciabilità.
Per ottenere quindi il rimborso delle spese di trasferta il lavoratore deve presentare una apposita nota spese allegando tutti i documenti sostenuti in occasione della stessa: fatture, ricevute fiscali, scontrini, biglietti treni aeri navi ecc.…, tutti con la dovuta copia della tracciabilità ad esclusione dei mezzi pubblici dove non è necessaria la tracciabilità
In capo all’impresa committente il trattamento delle erogazioni dipende dalla modalità tecnica con cui è stato effettuato il rimborso spese. - Per il rimborso forfettario (Diaria/Trasferta): è solamente necessario poter provare la trasferta e gli importi sono esenti fino a:
Euro 46,48 per trasferte in italia
Euro 77,47 per le trasferte effettuate all’estero.
In questo caso NON è neanche possibile che l’azienda proceda al rimborso o al pagamento anticipate di qualsiasi spesa ad esclusine delle spese di viaggio o il rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente per il valore fissato dalle tariffe ACI in vigore.
- Rimborso “misto”:
Il rimborso spese misto è una tipologia di rimborso intermediaria tra il rimborso a piè di lista e quello forfettario, con la quale si risarciscono le spese lavorative sia in modo analitico (come le spese di vitto e alloggio) che in modo forfettario (come le spese di viaggio, ovverosia la trasferta lavorativa). Con l’indennità mista possono inoltre essere rimborsate anche altre spese aziendali, come l’acquisto di materiale lavorativo o il pagamento di cene aziendali.
Proprio come il rimborso analitico il lavoratore deve presentare una nota spese con relativa documentazione e prova di tracciabilità.
- Se non è previsto il rimborso piè di lista né di vitto né di alloggio:
46,48€ al giorno per le trasferte extra comunali in Italia
77,46€ al giorno per le trasferte all’estero
- Se è previsto il rimborso piè di lista o di vitto o di alloggio
30,99€ al giorno per le trasferte extra comunali in Italia
51,65€ al giorno per le trasferte all’estero
- Se è previsto il rimborso sia di vitto che di alloggio
15,49€ al giorno per le trasferte extra comunali in Italia
25,82€ al giorno per le trasferte all’estero
Restano escluse e quindi sempre rimborsabili presentando idonea documentazione e tracciabilità, le spese di viaggio o il rimborso chilometrico per utilizzo auto propria da parte del dipendente per il valore fissato dalle tariffe ACI in vigore
- Le cd Spese di parcheggio (lavanderia-mance-parcheggi-telefono…)
Riguardo le cd spese di parcheggio recentemente l’Agenzia in una consulenza giuridica N. 5 2019 ha riepilogato la disciplina fiscale in vigore è ha concluso che
“Sulla base della normativa e dei chiarimenti di prassi forniti il rimborso al dipendente delle spese di parcheggio configurandosi quale rimborso di spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto ed alloggio:
– rientra tra le “altre spese” (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di euro 15,49 giornalieri (25,82 per le trasferte all’estero) nei casi di rimborso analitico. ”
– è assoggettabile interamente a tassazione laddove il datore di lavoro abbia adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto;